Как автоматизировать запись клиентов на групповые мероприятия

Если ты собираешь людей на групповые события (мастер-классы, парения, тренировки, экскурсии), запись почти всегда живёт в переписке. Анонс уходит в чат, люди отвечают в личку, ты вручную считаешь места и держишь в голове, кто оплатил.

Пока событий одно-два в месяц, это терпимо. Когда их становится больше, начинаются ошибки: лишний человек на полном сборе, забытая оплата, клиент, которому никто не ответил.

Ниже разбор на примере небольшого банного бизнеса. Владелец собирает групповые парения на 10-20 человек, и у каждого сбора своя дата, место, лимит мест и цена. До автоматизации анонсы рассылали руками, заявки собирали в переписке, а свободные места помнили наизусть. Общего списка клиентов не было совсем: кто когда приходил и сколько заплатил, нигде не видно.

01Из чего состоит запись

Хватает трёх частей, и каждая закрывает свой кусок ручной работы.

Бот для клиентов. Публикует анонс, ведёт человека по короткой анкете, следит за лимитом мест и ставит в лист ожидания, когда мест нет. Перед сбором сам присылает напоминание. Клиент жмёт кнопку в анонсе и записывается за минуту, без звонка. Число свободных мест видно прямо в анонсе.

Рабочее место менеджера. Каждая заявка приходит карточкой в рабочий чат. Прямо из карточки менеджер отправляет ссылку на оплату, отмечает оплату, ставит человека в очередь или пишет ему. Переключаться между приложениями не нужно, у каждой брони видна история действий.

CRM в браузере. Все клиенты с историей и суммой заказов, карточки мероприятий с участниками и статусами оплаты. Туда же вручную добавляются или загружаются списком клиенты, которых нет в мессенджере.

Анонс в этой связке уходит одним действием сразу в два места: постом в общий чат и личной рассылкой. Раньше это были две отдельные ручные задачи.

02Что остаётся за человеком

Подтверждение оплаты. Владелец хотел сам видеть каждый платёж, и мы оставили эту кнопку менеджеру. Автоматизация сняла рутину вокруг: считать места, напоминать, искать, кто уже платил. Сам контроль денег остался у людей.

Автооплату можно подключить позже, когда процесс устоится. Систему сразу собрали так, чтобы это не пришлось переделывать.

03Сколько это занимает

С Claude Code такую связку собрали за один календарный день. От первого разговора о задаче до реальных анонсов прошло семь рабочих сессий, около 8,5 часов. Код писал ИИ-агент, люди ставили задачи и проверяли результат. Бот и CRM работают на собственном сервере круглосуточно, база каждый день сохраняется автоматически.

Скорость здесь определяло совсем другое. Вот что понадобилось от владельца:

• знать свой процесс до мелочей: кто, что и в каком порядке делает от заявки до оплаты;
• быстро решать, что входит в первую версию, а что откладывается, и таких развилок за день набираются десятки;
• выполнить пошаговую инструкцию, когда нужно завести доступ к серверу или нажать кнопку в настройках;
• самому пройти сценарий записи и посмотреть, что пришло клиенту, вместо того чтобы верить на слово.

Где шаг процесса не описан, агент угадывает, и угадывает неточно. Поэтому самая полезная подготовка к такой задаче делается без компьютера.

04С чего начать

Опиши, как сейчас проходит запись, по шагам: откуда человек узнаёт о событии, куда пишет, как платит, что ты делаешь руками. Отдельно отметь, что ты ни за что не отдашь автоматике. Этого описания хватит, чтобы понять, какую часть автоматизировать первой.

Описание можно сразу отдать агенту и попросить план, пока без всякой сборки:

> Вот как у меня сейчас проходит запись на мастер-класс: (твоё описание).
> Разложи процесс на шаги и отметь, что можно отдать боту, а что
> оставить мне. Ничего не делай, пока я не соглашусь с планом.

Последняя строка важна. Обсудить план дешевле, чем переделывать готового бота.

На установочной сессии мы можем разобрать твой процесс вместе и начать первую версию бота на твоей задаче. Полный разбор этого проекта лежит в кейсе с банным бизнесом.